近年では様々な業務がオンライン上で行われるようになってきていますが、契約書においても、電子契約を導入して、電子契約書を作成することができるような時代になっています。
契約業務における効率化、またペーパーレス化を図る大きな手段の1つと言えるでしょう。
この電子契約を上手に活用して電子契約書を作成することにより、コストを大きく削減し、利益を上げるなど、多くのメリットを得ることが可能です。
とは言え正しく運用しなければ、有効な契約として認められない可能性も考えられるため、十分に注意する必要があります。
電子契約とは
そもそも電子契約とは電子データを用いる契約方法に当たります。
これまで紙ベースの書面の代わりに、電子データを用いておこないます。
従来の契約の場合には、その内容が記載されている書面に署名したり押印することにより、契約が有効と認められていました。
しかし電子契約の場合には、暗号技術を使った電子署名、そしてタイムスタンプを使って、本人が作成したこと、また改ざんされていないことを証明することになるのです。
このように聞くと難しそうだと思う人も多いかもしれませんが、実は簡単に行えるサービスも多く提供されているため、多くの企業がどんどん導入を進めているのです。
電子契約を導入するメリット
人件費や印紙代等のコストを大幅に削減できる
このような電子契約を導入することにはメリットがありますが、その1つが人件費や印紙代等のコストを大幅に削減できる点です。
人件費や飲酒代、郵送代等の多くのコストが削減できる点は、大きなメリットと言えるでしょう。
紙ベースの契約書を作成した場合には、印紙代や郵送代がかかり、その他にも作業を行うための人件費、契約書を保管するための費用が発生することもあります。
これが電子契約の場合には、印刷や郵送の必要が全くありません。
メールなどで送受信のやりとりをし、データとして保管するだけなので、やりとりや管理の手間も削減することができます。
業務効率化や利益の向上を図れる
そして業務効率化や利益の向上を図れる点です。
紙ベースで契約をするとなると、契約書を印刷したり、相手に郵送する、さらには返送を待ち、保管場所を探して入れなければなりません。
数多くの作業が発生することがわかりますが、電子契約であれば、パソコンと通信環境があれば、数分で契約を完結できることもあるため、ストレスもなく作業を進めることが可能です。
スムーズに行われるシステムも提供されているので、このようなものを上手に活用することにより、業務効率化、また利益の向上につながります。
契約書の紛失を防ぐことができる
また契約書の紛失を防ぐことができるでもメリットです。
システム上で一言管理が行われることから、ロッカーなどを探しもある必要もありません。
担当者が変わっても簡単に引継ぎができ、どこに保管したのかわからないと言う問題もなくなるのです。
契約書の紛失防止は、コンプライアンスの強化にもつながるでしょう。
企業全体に影響を及ぼすリスクを未然に防ぐことを考えても、電子契約の導入はかなり有用であることがわかります。
電子契約を導入する場合の注意点
契約相手の同意が必要
このような電子契約を導入する場合には注意点がありますが、それは契約相手の同意が必要であることです。
自社が電子契約を希望しても、その相手が拒否すれば進めることが難しいです。
紙ベースの契約に慣れていたり、導入するコストがかかるなどの理由で、中には取引を拒否する企業があるのも実情です。
メリットや安全性などを説明し納得してもらう、相手に合わせて紙ベースで契約をするなど、臨機応変に行動することが求められます。
社内教育をしっかりと行う
そして社内教育をしっかりと行うようにしましょう。
有効なものにするためにも、操作方法やタイムスタンプ、電子署名や進め方等について、従業員全員が理解しておかなければなりません。
まとめ
法律についても把握しておく必要があり、運用体制を整えておくことが何よりも重要と言えるでしょう。
